Tudo que você precisa saber para contratar funcionários do ponto de vista contábil
Tudo que você precisa saber para contratar funcionários do ponto de vista contábil
Contratar funcionários vai além de selecionar currículos. Existem muitas obrigações contábeis e legais essenciais. Se a empresa não cumprir essas regras, pode enfrentar multas e problemas legais. Vamos te mostrar o que é necessário saber para contratar funcionários com segurança.
Obrigações fiscais ao contratar um funcionário
Quando você contrata um funcionário, é preciso pagar tributos específicos. Primeiro, há o INSS, que é a contribuição para a aposentadoria e benefícios como auxílio-doença. A empresa precisa pagar entre 8% e 11% do salário do funcionário.
Além disso, também existe o FGTS, que é o Fundo de Garantia. Todo mês, a empresa deve depositar 8% do salário em uma conta vinculada ao trabalhador. Utiliza-se o FGTS em casos como demissão sem justa causa ou compra de imóvel.
Outro imposto que você precisa reter é o Imposto de Renda (IRRF). O valor depende do salário do funcionário, e a empresa precisa recolher essa quantia e repassar ao governo. Usar o eSocial ajuda a manter tudo isso organizado.
Registro do funcionário na folha de pagamento
Depois de contratar o funcionário, você deve registrá-lo na folha de pagamento. Esse registro inclui o salário, benefícios e impostos que serão pagos. Dessa forma, calcule o salário líquido corretamente e garanta que tudo esteja dentro da lei.
Além disso, a folha de pagamento deve incluir as horas extras e outros adicionais, como insalubridade. Tudo isso você precisa registrar e pagar até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalho.
Cálculo de encargos sociais
Outro ponto importante é o cálculo dos encargos sociais. Entre eles, está o 13º salário, que você precisa pagar em duas parcelas no final do ano. Além disso, os trabalhadores têm direito a 30 dias de férias por ano, com um adicional de 1/3 sobre o salário.
Além disso, você precisa considerar os adicionais de insalubridade ou periculosidade, que podem variar entre 10% e 40% do salário do funcionário. Esses encargos sociais são obrigatórios e precisam ser planejados com antecedência para evitar problemas.
Uso do eSocial e envio das informações
O eSocial é uma ferramenta que facilita o envio de todas as informações relacionadas aos empregados. Você deve registrar a admissão, a folha de pagamento e as contribuições previdenciárias no sistema. Dessa forma, o governo centraliza as informações trabalhistas e fiscais, simplificando o processo para a empresa.
Se a empresa não enviar as informações corretamente ao eSocial, pode enfrentar multas. Por isso, é fundamental manter tudo atualizado e dentro dos prazos.
Custos indiretos ao contratar funcionários
Além dos impostos e encargos sociais, existem outros custos que você precisa considerar. O vale-transporte, por exemplo, é obrigatório. A empresa paga o transporte do funcionário, descontando até 6% do salário.
Além disso, alguns acordos sindicais exigem que você ofereça vale-alimentação ou refeição. Isso aumenta os custos, mas também ajuda a atrair e manter funcionários.
Outra despesa comum é o plano de saúde. Afinal, ele representa um custo adicional para a empresa, mas pode ser um diferencial importante para os empregados.
Cuidados com autônomos e terceirizados
Algumas empresas preferem contratar autônomos ou terceirizados para evitar os encargos trabalhistas. No entanto, você precisa tomar cuidado. Ou seja, os trabalhadores não podem ter vínculo empregatício.
Caso contrário, você pode ser obrigado a pagar todos os encargos de forma retroativa. Além disso, deve garantir que as contribuições devidas, como o ISS, estejam em dia para evitar problemas fiscais.
Vantagens de terceirizar a folha de pagamento
Uma solução prática é terceirizar a gestão da folha de pagamento. Isso permite que contadores especializados cuidem dos cálculos de salários, impostos e benefícios. Assim, são evitados erros e garantidas que as informações sejam enviadas corretamente ao eSocial.
Com isso, a empresa pode focar em suas atividades principais, enquanto especialistas garantem o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.
Conclusão
Contratar funcionários envolve muitos detalhes contábeis e fiscais. Por isso, conheça as obrigações relacionadas aos tributos, encargos e benefícios. Contar com o apoio de uma assessoria contábil pode ser a melhor solução para garantir que tudo seja feito de forma correta e dentro da lei.
Portanto, com esses cuidados, sua empresa pode contratar funcionários de forma segura, cumprindo todas as exigências legais e evitando problemas futuros.
